Şirketinize uygun Dijital İK yazılımını nasıl seçersiniz?

Şirketinize uygun Dijital İK yazılımını nasıl seçersiniz?

Dijital İK yazılımı seçerken neye dikkat etmeniz gerekiyor? Dijital İK yazılımı Dijital İK projenizin çıktısıdır ve bu yazılımı yanlış seçerseniz Dijital İK projeniz bitmeyebilir veya problemli bitebilir. Aşağıda şirketinize uygun dijital İK yazılımını seçerken sorabileceğiniz 12 soruya açıklık getirdim.

Bana en çok sorulan sorulardan biri “Dijital İK için hangi yazılımı kullanmalıyız. Ne tavsiye edersiniz?” Oysa doğru soru bu değil. Doğru soru “Nasıl bir yazılım istiyoruz?” Konu sadece yazılım firması ile ilgili değil, İK süreçleriniz, şirketiniz, İK Liderinizin beklentisi, bütçeniz ve İK’ya bakışınızla da ilgilidir. O yüzden, önce nasıl bir yazılım istediğinizi belirlemeli sonra ise doğru soruları sormalısınız.

  1. Hazır bir yazılım mı olsun, şirketinize özel mi yazılsın? Hangisi olacağı öncelikle İK’nızın ve sponsorunuzun beklentisi, istediğiniz modüller ve bütçenizle ilgilidir. Şartlar uygunsa şirkete özel yazılım tabi ki en iyisidir. Bu hazır bir yazılıma göre çok fazla emek isteyecektir ama size özel bir yazılım olacaktır. Diğer taraftan yazılımın çok bilinen bir yazılım olması da tek başına önemli değildir önemli olan İK’nız üzerinde o yazılımın nasıl duracağıdır. Burada kritik konu “Esnek/özelleştirilebilir” ve yeni modüllere açık, web tabanlı, entegrasyonu kolay bir yazılım olmasıdır. Eğer firma bu konuda esnek değilse ve size sürekli olarak standart esnemeyen ekran/modüller sunuyorsa, kendinize göre özelleşmiyorsa hazır bir İK paket programından öteye geçmeyecektir ve buna maalesef Dijital İK yazılımı diyemeyiz. O yüzden esnek ve size göre özelleştirilebilir bir yazılım olmalı. Yoksa günümüz gelişen teknolojisinde yazılımınızın geride kalmasına ve sonrasında başka bir yazılıma daha para ve emek harcamanıza yol açar. 
  2. Şirketin kendi içinde bir yazılım ekibi var mı? Kullanacağınız Dijital İK yazılımını size getiren şirketin, şirket içi bir yazılım ekibi var mı ve yazılımı bu ekip mi hazırladı/hazırlayacak? Yoksa dışarıdan bir ekiple /şirketle mi çalışıyorlar. Büyük bir şirket olsanız da küçük bir şirket olsanız da dikkat etmeniz gereken en önemli konu, Dijital İK yazılımını aldığınız şirketin kendi içinde güçlü bir yazılım ekibi olmasıdır. Güçlü bir yazılım ekibi yoksa ne modülleri özelleştirebilirsiniz ne de problemli durumlarda veya geliştirmelerde sorunlarınız çözülebilir. Ama güçlü bir yazılım ekibi her zaman yanınızda olur. Yazılım ekibi geniş şirketler modüllerde yedekli çalışırla ve bir yazılımcı işten ayrılsa bile süreciniz kesintiye uğramaz. Ama yazılımcı sayısı az olan şirketlerde bir çalışanın işten ayrılması tek bir modülü bir iki ay geciktirebilir. Yazılım ekibinin Proje yöneticisi/lideri ve Teknik Proje Yöneticisi proje boyunca  Product Owner ve Proje Müdürünüz ile en çok iletişimde olacak kişilerdir. Bu kişilerin de kim olacağını mutlaka öğrenmeli ve bu kişilerle proje öncesinde tanışmalısınız.
  3. Entegrasyon konusunda başarılılar mı? Bir dijital İK yazılımının olmazsa olmaz şartı kullandığınız diğer programlarla yapacağı entegrasyondur. Bu sadece Dijital İk yazılımcılarının değil kullandığınız diğer program yazılımcılarının ve BT ekibinizin de problemidir. Örneğin, bordro yazılımınız, Dijital İK ile entegre olmazsa çalışan maliyetlerini göremezsiniz ve çalışanlarınız da bordrolarını görmezler. Haberleşemeyen/entegre olmayan tüm yazılımlarınıza aynı temel verileri ayrı ayrı girersiniz ve bu da İK’nın iş yükünü artırıp Dijital İK’ya geçmenizi engeller. Erp, Pdks, bordro vs tüm yazılımlarınızın dijital İk yazılımınızla iki taraflı haberleşebilmesi gerekir. Şirketin entegrasyon yapıyoruz demesi yeterli değildir, örnek/referanslar ve BT ekibinizin size vereceği görüşle bunu mutlaka netleştirmelisiniz. Entegrasyon yoksa Dijital ik yazılımına vereceğiniz tüm maliyet ve emek boşa gidebilir. Bu konu sözleşmenize girecek kadar önemlidir.
  4. Yazılım hangi modülleri içeriyor? Zengin bir modül içeriği var mı? Seçme Yerleştirme, Özlük, Bordro, Yetenek Yönetimi, Eğitim, Performans Yönetimi, Ücret ve Yan Haklar, İdari İşler, İç İletişim, Çalışan Bağlılığı, İSG, İzin, PDKS modülleri var mı? Örneğin size özel bir izin modülü geliştirmek istediğinizde bu isteğinizi gerçekleştirebiliyorlar mı? Eğer çoğu modül yoksa, sonraki modüller için başka yazılım kullanacaksınız demektir ve bundan olabildiğince kaçının. Ayrı entegrasyon ve iki kere veri girmek hep zordur. Eğer PYS yi başka bir yazılımdan, iç iletişimi başka bir yazılımdan, özlük ve işe alımı başka bir yazılımdan alırsanız İK ve çalışanlarınız üç program takip etmek zorunda kalırlar. Kullandığınız/kullanacağınız modüller olabildiğince bir yazılımda olmalıdır. Tabi sırf sizde de de olsun diye şirketinizin yapısına uymayan/kullanmayacağınız bir modülü de almaktan kaçınmalısınız.
  5. Dijital İK Yazılımı Kullanıcı dostu mu? Tek bir menü ile her şeye ulaşabiliyor musunuz yoksa eski Erp yazılımları gibi hala ezberlenmesi zor yazılımcı komutları mı kullanılıyorsunuz? Ekranlar, komutlar veya menüler için sık sık yazılım danışmanını arayıp bunu nasıl yapıyorduk dememelisiniz. Çok basit bir arayüz ile yeni bir kullanıcı bile çok kolay kullanabilmeli yazılımı. Arayüz yazılımın en önemli tarafıdır çünkü sadece İK değil, çalışanlar, diğer departman yöneticileri ve CEO’nuz da yazılımı kullanacaktır. Kullanması zor yazılım bir alışkanlık yaratır bu alışkanlık kullanılmamaktır ve tüm projenizi bir iki yılda çöp yatırıma çevirebilir. Dijital İK yazılımınız hem yönetim ekibinizin, hem İK’cılarınızın hem de çalışanlarınızın rahatlıkla kullanacağı kadar iyi bir arayüze sahip olmalıdır. Özellikle self servis ekranlar çok önemlidir.
  6. Süreç yazılımı ve Mobil uygulaması var mı? Bir Dijital İK uygulamasının olmazsa olmazı çalışanların, yöneticileri ve İK’nın süreçlerinde kullanacakları self servis ve yönetici ekranlarıdır. Bu ekranlarda süreç yazılımları aracılığı ile onay işlemleri yapılır. Süreç yazılımları dijital İK’da doğru çalışmasını beklediğimiz yazılımlardır. Süreçlerin doğru çalışmaması çalışan ve yöneticilerin Dijital İK’ya olan güvenini azaltır. Self servis modülü çalışanların ve yöneticilerin Dijital İK’ya dahil olmasını sağlar. Self servis ekranı olmayan İK yazılımları günümüz şartlarında demode kalmaktadır. Eğer yazılımın bir mobil uygulaması yoksa bu devirde o yazılıma zaten Dijital dememek gerekiyor. Temel kriterlerinizden biri bu olmalıdır. Mobil uygulamada da web modülü kadar işlem yapma özelliğine sahip olmalıdır. 
  7. Veri Yükleme nasıl yapılacak? Bir Dijital İK projesine başladığınızda bu güne kadar şirketinizde oluşan özlükten eğitime tüm verileriniz Dijital İk yazılımına yüklenecek demektir. O yüzden bu verilerin hangi formatta yükleneceği netleşmeli. Entegrasyon ile veritabanınızdan veri de alabilirler, hazırladıkları Excel formatlara sizin var olan verileri girmenizi de isteyebilirler ama programa tüm veriyi elle girmenizi isteyemezler. Bu süreci sizin için olacak en kolay hale getirmeliler ve süreç KVKK ile de uyumlu olmalı.
  8. Veri güvenliği nasıl sağlanıyor? BT departmanınız bu konu ile ilgilenecektir ama İK açısından buradaki kritik konu verilerinizin yazılım firması tarafından görüntülenebilecek olmasıdır. Server/veri tabanı sizde olsa bile teknik problemlerde yazılım firması yazılıma bağlanacak ve verilerinizi görebilecektir. Verilerinize yazılım firmasından kimlerin hangi şartlarda erişim yetkisinin olduğunu mutlaka öğrenmeli ve bu güvenlik süreci için ayrı bir protokol / sözleşme yapmalısınız.
  9. Hangi proje yönetimi metodu ile çalışıyorlar? Yazılım firmaları genellikle Agile/Çevik proje metodu ile çalışırlar. Farklı proje metodu ile çalışanlar da olabilir ama daha hızlı test ve sürece şirket İK’sının bir an önce dahil olabilmesi için Dijital İK projesinde Agile proje metodu ile çalışan bir şirket olması projenin başarısında önemlidir. Sıfırdan yazılan Dijital İK yazılım Projeleri ise yapıları gereği Agile Proje yönetim modeli ile yürütülür. Agile proje yönetiminde her modül ayrı ayrı test edilip yazılıma entegre edildiği için İK geri bildirimleri de erken başlar ve projenin başarısı artar. Büyük projelerde mutlaka Product Owner ve Proje Müdürü desteği de almalısınız. Bu desteği almazsanız ve sıfır bir yazılım hazırlıyorsanız tüm süreciniz yazılım firmasına kalır ve sizin değil onların istediği gibi bir Dijital İK yazılımınız olur.
  10. Yazılım Desteğini nasıl verecekler? Şirketin Yazılım Danışmanları destek hem proje boyunca hem de sonrasında size destek sağlıyor mu? Eğer şirkette danışman ekip yoksa sadece satış ekibindeki kişiler veya şirket yönetimi bu süreci yönetiyorsa sonrasında işiniz zor olabilir. Danışmanlar genellikle e-posta veya jira üzerinden iletişim kurma eğilimleri olsa da bu danışmanların Telefonla da iletişime açık olmaları sonraki problemli durumlarda büyük önem taşıyacaktır. İK Key user’ların yazılım sonrası yaşadığı en büyük sorunlar sıralamasında yazılım danışmanlarına acil durumlarda ulaşamamak ilk sırada gelir. O yüzden problem durumda size geri dönme sürelerini sözleşmede netleştirmeniz gereklidir.Büyük projelerde Dijital İK Yardım Masası kurulmasına da yazılım şirketi çalışan desteği vermelidir
  11. Gerçek zamanlı Dashboard ve Raporlamalar: Dijital İK yazılımının en önemi özelliği İK ve Yönetim tarafından görülebilecek gerçek zamanlı bir Dashboard ve raporlama ekranına sahip olmasıdır. Şirket ve İK yönetiminin projeyi kabul etmesini sağlayacak en önemli şey sağlam bir Dashboard ve Raporlama ekranıdır. Tüm veri doğru olarak yüklendiğinde, tüm entegrasyonlar çalıştığında veriye artık anında ulaşmayı beklemek ve İK’dan veya birilerinden rapor istememek temel amaçtır. Dijital İK yazılımının en önemli çıktısı budur. Eğer bu ekranlardan yönetim gerekli raporları ve verileri alamıyorsa ve bunun için İK’dan rapor istiyorsa Dijital İK yazılımı çalışmıyor demektir.
  12. Yazılım Maliyeti nedir?  Bazı şirketler ilk başta düşük bir maliyet sunarken, sonradan istediğiniz geliştirmeler ve ek modüller için yüksek maliyetler sunarak toplam maliyeti büyütebilirler. Bazıları tüm modülleri paket olarak sunup ilk aşamada yüksek maliyet oluşturabilirler. Çok sayıda seçenek çıkabilir karşınıza. O yüzden ne istediğinizi belirleyip ona göre bir teklif almalısınız. Maliyetin düşük ve yüksekliği ve bu maliyetin geri dönüşü beklentiniz ile ilgili de olabilir. Proje için en az üç aday şirket ile görüşüp İhtiyacınıza uygun yazılımı bulmalısınız. Hangi modülleri kullanmak istediğinizi iyice netleştirip ona göre bir bütçe belirlemeniz gerekir. Çünkü her şirketin istediği şey ve bu işe ayıracağı bütçe farklıdır. Maliyet/satınalma ile ilgili satın alma departmanınız size destek verecektir ama İK olarak uzun yıllar kullanabileceğiniz ve gelişmeye açık bir yazılım almanız yararınıza olacaktır. Hazır paket yazılımlarda mutlaka demo / deneme sürümü kullanma talebinde bulunun ve 5-10 günlük deneme sonrasında karar verin. Eğer hazır bir yazılımda şirket demo talebinizi karşılamıyorsa o yazılımdan uzak durmanız daha iyi olacaktır.

Bu yazının içeriğini beğendiyseniz Dijital İK konusu ile ilgili daha fazla bilgi için Dijital İK Projesi Kimlerden Oluşuryazı dizisini okuyabilir ve Başarılı bir Dijital İK Projesi İçin 8 püf noktası sunumunu izleyebilirsiniz. 

Dijital İK

Bu yazı 6 Kasım 2020 tarihinde Cengiz Çatalkaya tarafından yazılmıştır.

Dijital-İK Üyelik
Dijital İK hakkında gelişmeler ve Dijital İK Proje süreçleri için Üye Olun