PYS sistemlerinin günümüzdeki temel problemleri karmaşık olmaları ve sundukları kötü kullanıcı deneyimi. Çalışanlar, yöneticiler ve İK’cılar, gri, renksiz, eski tip yazılım arayüzlerini kullanmak istemiyorlar.
Peki PYS süreçlerinde nasıl iyileştirmeler yapılabilir? Hedef bazlı PYS üzerinden gidelim. Yıldızlı ⭐️ olan maddeler özellikle önemli.
Şirket kültürü: * PYS sistemi değiştirilirken veya yeni bir PYS yazılımı alınırken en çok dikkat edilmesi gereken konu şirket kültürü/yapısı. Her PYS sistemi her şirkete uymaz. Bazılarına daha temel/sade, bulut tabanlı SaaS PYS yazılımları uygundur. Daha karmaşık PYS sistemleri için ise On-Premise (kurum içi) yazılımlar gerekir.
1. Şirket hedef ve vizyonu ile PYS’nin linklenmesi: Hedefler, şirket hedefleri ve vizyonu ile uyumlu olmalı. Bazen yılın yarısı ilgisiz bir hedef ile boşa gidebiliyor.
2. Parametre ve tanımlar, PYS süreç takvimi ile İK için en çok zaman alan kısım. Tasarımda İK kullanıcı deneyimi de önemsenmeli.
3. Süreç Takvimi, gerçekçi planlanmalı. Hedefler zamanında girilmeli, değerlendirmeler zamanından yapılmalı. Yazılım da bunu desteklemeli.
4. Hedef belirleme: * PYS şirket hedef ve vizyonu ile linklenmediğinde, ilgisiz ve puan doldurmak için girilen hedeflerle karşılaşabiliyoruz. Çalışan ve yönetici uzlaşısı ile açık, net, ölçülebilir ve gerçekleştirilebilir hedefler belirlenmeli. İK, PYS süreç iletişimini dijitalden doğru ve iyi yürütmeli.
5. Ara dönem değerlendirme: * Çoğu PYS’nin problemi ara değerlendirme dönemi olmaması. Hedef verildi ama nasıl gidiyor? Burada da devreye PYS yazılımı giriyor. Yazılım hedefin izlenebilirliğini/ilerlemesini kullanıcılara sağlamalı ve ara değerlendirmeleri zorunlu kılmalı.
6. PYS Değerlendirme: Bu en zor aşama. Çoğu şirkette ara değerlendirme ve hedef izlenebilirliği olmadığı için 1 yıl sonra çok geç oluyor. PYS süreci 1 yıl değil, en fazla 6 ay olmalı ve ara değerlendirme ile desteklenmeli.
7. Geri bildirim &Mutabakat: * Yönetici çalışanı değerlendiriyor ama bunu çalışana anlatamıyor, geri bildirim toplantısından kaçınıyor. Eğer ara değerlendirme varsa burası da problemsiz geçiyor. Geri bildirim toplantısının ise sistemden planlanması gerekiyor. Yoksa yönetici değerlendirmeyi yapıp geçiyor, çalışan mutabakatı onaylamıyor ve süreç tıkanıp İK’ya geliyor.
8. Aksiyonlar: Yetersiz performans ve geliştirilebilir performans doğru ölçülmeli. PYS çıktısı Öğrenme&Gelişim’e entegre ediliyor. Çoğu PYS’nin ücret ve prim sistemleri ile linklenmesi nedeniyle de entegrasyon gerekiyor.
Dashboard ve rapor: İK/yönetim için anlık olarak PYS süreçlerini gösterecek dashboard ve içerdeki tüm süreç ve PYS verisini raporlayacak, analiz edecek bir arayüz gerekiyor.
Bu yazı 21 Haziran 2023 tarihinde Cengiz Çatalkaya tarafından yazılmıştır.
