Proje Müdürü / Proje Yöneticisinin bir Dijital İK projesindeki en önemli görevi Koordinasyondur. Projenin operasyonel süreci buradan yönetilir. PMO (Proje Yönetim Ofisi) Projenin modüllerinin başlama ve bitiş takvimleri, Agile Proje yönetimi, projenin ana yazışma ve epostaları, proje süreçleri, ortaya çıkan yazılımın kullanım rehberleri, proje yönetiminde kullanılacak app ve yazılımların belirlenmesi ve bunların proje ekibine iletilmesi gibi görevleri yapar. Proje ekibi ile toplantıları, testleri vs PMO koordine eder. Genellikle PMO’da Proje Müdürüne yardımcı 1-2 çalışana daha ihtiyaç duyulur.
Proje Müdürü, şirkette çalışan bir İK yöneticisi olmamalıdır. Poje Yönetimi konusunda tecrübeli, süreci götürecek, şirketteki tek işi proje yönetimi olan, gecesini gündüzüne katacak, gerektiğinde düşen ekibi yerden kaldıracak, gerektiğinde sponsora ve danışma kuruluna proje gerçekliğini net şekilde anlatacak biri olmalıdır. Danışma kurulunda Projeyi temsil eder. Aynı zamanda Product Owner, Proje Sorumluları, Proje Modül Yöneticileri ile birlikte çalışır.
Proje sürecinde geç saatlere kadar çalışabilen Proje Sorumlularını, yazılım ekibini ve test ekibini motive edecek, çıkmaza giren bir sürece evet o zaman yeniden başlıyoruz diyebilecek, disiplinli, hedeflerine odaklı biri olmalıdır. Ama gerektiğinde de bugün artık olmayacak, herkes bıraksın, haydi bir yemeğe gidelim arkadaşlar diyebilecek kadar proje sorumluları ve ekiple iletişimi iyi bir PMO olmalıdır.
Dijital İK projesi şirketler için çok yoğun süreçlerdir. Normal iş süreçlerini de proje sürecinde yürütmek zorunda olan İK’cılar için özellikle sıfırdan yazılan bir yazılım çok sayıda toplantı, veri yüklemesi ve test sürecini içinde barındırır. O yüzden koordinasyonu zor bir süreçtir.
Muhtemelen proje boyunca Proje Müdürü’nün telefonu hiç susmayacak, şirketlerin İK, BT departmanlarında ve Yazılım firması tarafında tanımadığı kimse kalmayacaktır. Gerekli durumlarda Proje Danışma Kurulu üyeleri ile de şirketlerdeki proje süreçleri ile ilgili iletişim halinde olacaktır. PMO Dijital ik projesinin en kilit noktalarından biridir. PMO’nun görevini İK’cı proje yöneticileri alabilir ama tüm proje sorumluluğu almakta zorluk yaşayabilirler. Hiyerarşik olarak üstleri oldukları için Danışma kurulu ve Proje Sponsoruna bazı şeyleri tam aktaramayabilirler, bu da projede problemlere yol açabilir. Ama Proje Müdürü bu hiyerarşinin dışında olduğu için Proje üst yönetimi ile iletişimi daha kolay olacaktır.
Dijital İK Proje Müdürünün etkili olduğu başka bir konu ise artık uzmanlık alanı haline gelen proje süreçlerine ve Agile proje süreçlere olan deneyimi ile yazılım firması ve proje ekibini koordine etmesinin daha kolay olmasıdır
Proje süreci için çeşitli yazılım ve app’ler kullanabilir ve proje ekibinin de bu yazılımları kullanmasını sağlayabilir. Bunlar Jira, Trello, Confluence , Slack gibi Agile proje yönetim app’leridir.
Bu yazılımlar ayrıca tüm Dijital İK Proje ekibinin ve Dijital İK kullanıcılarının da kullanımına sunularak şirkette Agile app kullanımının yaygınlaşmasına katkı sağlayabilir. Bu yüzden bu tarz uygulamaların projede kullanılması ve PMO tarafından bilinmesi gerekir. Sıfırdan yazılan Dijital İK projeleri Agile proje yönetimi ve Dijital İK teknolojisine uygun app ve yazılımlarla ilerlerlerse başarıya ulaşma oranları çok daha yüksek olacaktır.
PMO yazılım tarafına hakim olmalı, yazılım firması ve Proje Yöneticileri arasında köprü görevi görmelidir. Sadece yazılım firmasının “Hayır bunu yapamayız” dediği süreçleri değil, kavramsal tasarım yazılırken, yazılım teknolojisi bunu yapar mı diye düşünülmeyen ve herşeyi kavramsala sığdırmaya çalışan İK’cıların “Bunu da yapalım” taleplerini de törpüleyebilir.
Proje Müdürü (PMO) nün görev tanımı bazen Product Owner (PO Ürün Sahibi) ile karışabilir. Aralarındaki temel fark PO’nun daha teknik/yazılım ağırlıklı bir Proje Yöneticisi olmasıdır.
PMO’nun görevi bu yazılımın kullanılabilir hale gelmesi olan proje süreci iken, PO’nun ana görevi ortaya çıkan/çıkacak Dijital İK yazılımının kendisidir. O yüzden bu iki görev kesinlikle bir kişide toplanmamalı ve PMO görevini kesinlikle Proje Yönetimi odaklı bir yönetici yapmalıdır.
Operasyonel olarak projenin en zor görevidir çünkü sürekli bitmesi gereken bir takvim baskısı ile hareket eder. Özellikle aksayan süreçlerde, proje parçalarında gecikmeler olabilir ve proje ekibi bu zaman kaybını kaptmak için belirlenenden daha hızlı çalışmak zorunda kalabilir. Bu da bazen stres seviyesinin çok yükselmesine yol açabilir.
Bu yüzden Dijital İK Proje Müdürlüğü yüksek iletişim ve liderlik gerektiren bir görevdir. Dijital İK Proje ekibi, bazen Dijital İK Proje Müdürünü çok sevecek bazen de ona çok kızacaktır 🙂 Ama proje sonundaki başarısı ile Proje Müdürü herkes tarafından gerekli hamleleri zamanında yapan bir yönetici olarak hatırlanacaktır. Dijital İK yazılımı canlıya geçtiğinde ise, Proje Müdürü artık başka bir projeye doğru yelken açmış olacaktır. Onun görevi sadece proje süresincedir ve proje bittiğinde görevi tamamlanmış olacaktır.
Bu yazı “Dijital İK Projesi Kimlerden oluşur?” yazı dizisinin 3. bölümüdür. Diğer bölümler için Dijital İK Projesi Kimlerden Oluşur yazı dizisini okuyabilirsiniz.
#Agile app #Proje müdürü #dijital ik
Bu yazı 26 Eylül 2020 tarihinde Cengiz Çatalkaya tarafından yazılmıştır.
