Dijital İK projesi boyunca en emek yoğun çalışacak kişiler Dijital İK Veri sorumlularıdır. Aynı zamanda sistemin Key Userları (Anahtar Kullanıcı)larıdır Hem varolan süreçlerindeki dataları Dijital İK’ya hazır hale getirecek hem de test ve canlıya alma süreçlerinde görev alacaklardır.
Şirket Yönetiminin Dijital İk’ya geçme amacı İK’daki tüm çalışan verilerine anlık ve doğru olarak ulaşmaktır. O yüzden Dijital İK veri sorumlularından da beklenen şey “Veri, veri daha fazla veridir”. Eğer şirketin bir İKYS ( İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi) varsa programlardan alınan datalar Dijital İK’ya yüklenecek yoksa da excel tablolardan elde edilen veriler yüklenecektir.
Dijital İK veri sorumluları şirketlerindeki çalışan verisine hakim İK Yönetici veya İK uzmanlarından seçilir. Bu çalışanlar hem verileri yeni kurulan dijital İK sistemine yüklemek hem de bu sistemde kullanmaktan sorumludurlar. Anahtar kulanıcı olarak Proje sırasında hangi verinin programda nerede yüklendiğini bildikleri için, programı kullanırken de rahat kullanır ve departmandaki diğer kişilere de eğitmenlik yaparlar. Veri yüklemelerinin ve entegrasyon süreçlerinin bir kısmını şirketindeki (I.T. / BT ( Bilgi Teknolojileri) veri sorumlusu ile ilerletirler.
Veri yükleme sırasında entegrasyon yoksa, yazılım tarafı yükleme için excel veri dosyası formatları kullanır ve veriler Dijital İK üzerinden açılan bir upload ekranı ile yapılır. Dijital İK Veri sorumluları İK’da tek bir bölüme dahi bağlı olsalar bile ( Bordro, Seçme Yerleştirme vs) tüm bölümlerin veri yüklemelerinde aktif görev alabilirler. Hem proje sırasında hem de proje sonrasındaki yardım masasında proje test bulgularını ve canlıya alma sonrası hata bulgularını Jira veya benzeri uygulamalar üzerinden sisteme girmeleri gerekecektir. Jira kullanmayı ve oluşan hata/bulguyu da uygun yazılı şekilde aktarmayı öğrenmeleri gerekmektedir.
Dijital İK Veri Sorumlusunun en önemli görevleri Dijital İK’yı çalışanlarına ve şirket yöneticilerine benimsetmeleri ve şirketlerinde Dijital İK kültürünü yaymalarıdır.
Dijital İK projesinin başladığı ilk yıl Dijital İK Veri sorumlusu çok yoğun olacak, şirketteki işlerinin yanına Dijital İK projesi görevleri gelecektir. Dijital İK Veri Sorumlusu, sisteme veri yükler, parametreleri tanımlar, sistemi kullanır. Sistemdeki süreçlerde onay sürecini tamamlar ( işe alım, izin, işten çıkarma vs). Şirket çalışanlarının Dijital İK ile ilgili problemlerini çözer, her ay entegrasyonları kontrol ederler.
Proje sürecince kendi İK işleri dolayısı ile bazen istenen zamanda verileri yükleyemeyecekleri ve sürece yetişemeyecekleri için motivasyon bozukluğu yaşayabilirler. Özellikle başlarında Dijital İK süreçlerini içselleştirememiş ve süreci çok yararlı göremeyen, teknolojiye uzak İK yöneticileri varsa süreçte dönemsel motivasyon kayıpları olacaktır. Bu süreci Dijital İK Proje Sorumlusu’nun iyi takip etmesi gerekmektedir. Çünkü gerekli yerlerde desteğe ihtiyaçları olacaktır. Bu süreçte Dijital İK Proje Sorumlusu yöneticileri ve şirketleriyle görüşerek süreci Dijital İK Veri Sorumlusu için kolaylaştırmalıdır.
Dijital İK veri sorumlusunun şirketteki görev tanımı ve iş yapış şekli de değişecektir. Çünkü manuel/kağıt üzerinden veya e-posta ile takip ettiği çok sayıda süreç Dijital İK üzerinden ilerleyecek ve İK veri sorumusu bu süreçleri çoğu zaman bir rapor veya onay ekranında görecektir. Kendisine verilecek Dijital İK ekranı ile çoğu süreç onaylandıktan sonra kendisine sistem üzerinden gelecektir. Bu da hem iş yapma şeklini değiştirecek hem de İK Departmanını değiştirecektir.
Değişime direnmemeli tersine değişimin kendisi olmalıdır. Süreci bir değişim elçisi gibi yönetmeli ve bir an önce yeni Dijital İK sürecine entegre olmalıdır. Dijital İK ile ilişkisi proje sonrasında da devam edecektir çünkü Dijital İK Veri Sorumlusu, Çalışanlarla birlikte Dijital İK’nın son kullanıcısıdır ve bundan sonraki süreçlerini Dijital İK üzerinden yürütecektir.
Bu yazı “Dijital İK Projesi Kimlerden oluşur?” yazı dizisinin 6. bölümüdür. Diğer bölümler için Dijital İK Projesi Kimlerden Oluşur yazı dizisini okuyabilirsiniz.
Bu yazı 12 Ekim 2020 tarihinde Cengiz Çatalkaya tarafından yazılmıştır.
