Dijital İK Product Owner (PO) – Ürün Sahibi, yazılım firması ile şirket arasındaki bağlantıdır. Dijital İK projesinde süreci hem yazılım ekibi ile hem de İK proje ekibi ile yürütür. Ürün Sahibi olarak dilimize çevirilen Product Owner (PO), İK dünyasında çok da kullanmadığımız, yazılım ve Agile tabanlı bir kavramdır. Sadece ürün sahibi değil bazen ürün yöneticisi pozisyonuna da evrilebilir bu kavram. Dijital İK yazılımı bir yer/mekan olsaydı Product Owner kesinlikle Mekanın Sahibi olurdu 🙂
Ürün Sahibi, Dijital İK yazılımdaki ihtiyaçları analiz edip, bunları tasarıma dönüştüren, bu süreçte ürünü çokça değişime uğratan, yazılım geliştirme takımı ile sürekli iletişimde olan, hatta zamanının büyük kısmımı yazılım takımı ile geçiren ama onların yöneticisi olmayan kişidir. Zaten yazılım firmasının değil, Dijital İK yazılımını kullanacak şirketin çalışanıdır. Dijital İK projesi doğası gereği remote/uzaktan veya mobil çalışma ile çalışan ekiplerin farklı lokasyonlardan katıldığı bir süreçtir. Bu yüzden Proje Yönetim süreçleri ve Agile süreçler hakkında bilgili, iletişim kurmada ve uzaktan iletişim (telefon, eposta, WhatsApp, Slack, Zoom, Skype ) araçlarını kullanmada başarılı olmalıdır.
Tıpkı Dijital İK Proje Müdürü‘nde olduğu gibi tüm proje yönetimi araç ve uygulamalarını ( Jira, Trello, Confluence , Slack ) iyi derecede kullanabilmelidir. Bu araçlar özellikle yazılım tarafına talepleri iletmede ve son kullanıcıdan talebi almada süreci kısaltan/kolaylaştıran uygulamalardır.
Ürün Sahibi’nin önceliklendirme yetkinliğinin olması ve öncelikli talepleri ortaya çıkarıp yazılım ekibine aktarması gerekir. Proje ekiplerinden test süreçlerinde ve canlıya alma süreçlerinde çok sayıda kayıt gelir. Bunların bazıları hayati öneme sahipken bazıları da daha sonra yapılabilecek geliştirmelerdir. O yüzden bunların Ürün Sahibi tarafından tekrar gözden geçirilip önceliklendirilmesi gerekir.
Ürün Sahibi, BT(Bilgi Teknolojileri) ve yazılımlar hakkında da bilgi sahibi olmalıdır. Şirket BT liderleri, BT ekipleri ve BT veri sorumluları ile yazılım ile ilgili süreçleri ( Entegrasyon, ters entegrasyon, veri tabanları, sunucular, güvenlik testleri…) koordine edecektir. Bu süreçte amaç şirketteki tüm yazılımların (İK, ERP, PDKS, Bordro) haberleşmesini sağlamaktır
Dijital İK projesinde doldurulması en zor pozisyon Dijital İK Product Owner (PO) – Ürün Sahibi’dir. BT yetkinlikleri olan, İK süreçlerini bilen, Proje Yönetimi ve Agile süreçler hakkında bilgi sahibi olan birini bulmak çok kolay değildir.
Proje başlamadan çok önce bunu planlamak gerekebilir. Burada uygulanabilecek yollardan biri, proje başlamadan bir süre önce BT, Yazılım, Proje Yönetimi geçmişi olan bir kişiyi İK departmanında işe başlatıp, İK süreçleri konusunda bilgi sahibi olmasını sağlayıp Ürün Sahibi olarak atamaktır.
Binlerce çalışandan oluşan şirketlerde, onlarca modülün bulunduğu bir Dijital İK yazılımda yüzlerce yetki / rol çeşidi bulunabilir. Bunların ana bir Poweruser üzerinden, şirketlerdeki Superuserlar aracılığıyla kontrolü gerekecektir. O yüzden Poweruser yetkisi de kendisinde olmalıdır.
Yazılım geliştirme sürecinde, şirketlerden ve proje ekibinden kendisine gelen veriler ile yazılım ekibine geribildirimde bulunur ve çoğu vaktini yazılım ekibi ile geçirir.
Yazılım ekipleri doğaları gereği (Agile süreçler nedeniyle) yatay organizasyona sahiptirler. Bu durum farklı hiyerarşik yapılarda çalışan Yazılım ekibi ve İK ekibi arasında iletişim problemlerine yol açabilir. Ürün Sahibi bu noktada devreye girer. İK’dan aldığı geri bildirimi yazılımcıların anlayabileceği formata çevirerek Agile süreç içindeki yazılım takımına aktarır.
Nasıl proje vizyonu Proje Sponsoru‘na aitse ürünün vizyonu da Ürün Sahibine aittir ve ürünün yol haritasını aslında o oluşturur. Sürekli güncelenen ve içindeki iş öncelikleri değişen bir iş/talep listesi (Product Backlog) ile çalışır. Proje boyunca bu iş/talep listesi yazılım geliştirme ekibine doğru akacak ve proje ekibinden gelen taleplerle yeniden dolacaktır. Hangi talebin önce, hangisinin sonra olacağına Ürün Sahibi karar verecektir. Yazılımın zor taraflarından biri olan Dijital İK veri yükleme ve veri aktarma süreçlerini koordine eder.
Ürün Sahibi, yazılım arayüzü, tasarımı ve kullanıcı deneyimine büyük önem verir. Dijital İK yazılımında kullanıcılar için en önemli unsur, yazılımın arayüzünün kullanıcı dostu olmasıdır. Kullanıcı dostu ve mobil uygulaması olan bir Dijital İk yazılımı çalışanlarca daha kolay kullanılır ve çabuk benimsenir.
Tüm proje boyunca İK tarafındaki iletişimini, Dijital İK Proje Sorumluları ve Superuserlar ile yürütür. Kavramsal tasarımdan itibaren Dijital İK Proje Sorumluları ile çalışır ve yazılım takımının tasarımı istenen yazılımı ortaya çıkartmasını sağlar. Dijital İK’nın asıl sorumlusu olarak Proje Sponsoru‘na direkt bağlıdır. Onun proje vizyonunu, Kavramsal Tasarım ile birleştirip, yazılım geliştirme takımına aktarır.
Yazılım başarı ile canlıya geçtikten sonra Dijital İK yardım masasına gelen problemleri de talep listesine ekler. Dijital İK yardım masası / danışma bölümünün süreç ve çalışma şekli de Ürün Sahibinin sorumluluğunda ve kontrolündedir.
Dijital İK yazılımı tam anlamı ile bitmez, gelişmeye devam eder ve yazılıma yeni modüller eklenir. Yeni modüllerin yazılıma kolaylıkla eklenmesi, şirkette Dijital İK yazılımının kullanımının giderek artması, şirket yönetiminin gerçek zamanlı İK verisine daha kolay ulaşması Product Owner – Ürün Sahibinin sorumluluğundadır.
Bu yazı “Dijital İK Projesi Kimlerden oluşur?” yazı dizisinin 4. bölümüdür. Diğer bölümler için Dijital İK Projesi Kimlerden Oluşur yazı dizisini okuyabilirsiniz.
Bu yazı 28 Eylül 2020 tarihinde Cengiz Çatalkaya tarafından yazılmıştır.
