Dijital İK Projesinin şirket İK tarafındaki yöneticisidir. Proje Sorumlusu/ Proje lideri, şirketin/grubun/holdingin proje ekibini koordine eden, kavramsal tasarım, yazılım ekran ve süreçleri şirketi için belirleyen kişidir.
Dijital İK Proje Sorumlusu İK’dan BT’ye Finanstan yazılım firmasına ve şirketin kullandığı yazılımların yazılımcılarına kadar geniş bir ağ içinde iletişim sürecini yürütecek kişidir. O yüzden İK departmanındaki yöneticilerden seçilmelidir. Bu Proje Sorumlusu aynı zamanda şirketinde de varolan görevini yürüteceği için çok yoğun bir iş temposu olacaktır.
Agile yazılım Proje süreçlerinde, MVP ( Minimum Viable Product / Minimum Uygulanabilir Ürün) terimi projenin temel taşıdır. Bir ürünün tamamı ortaya çıkmadan önce ilk/Minimum yürür/uygulanabilir hali ile kullanıcının onu test etmesini sağlayıp, aldığı geri dönüş ile sonraki aşamalarda hem hata sayısını düşürmeyi hem de müşterinin paydaş olarak projeye katılımını sağlar. Yazılım çok sayıda parçaya bölünmüştür ve modüler şekilde yinelene yinelene tamamlanır.
Yazılım firması tüm modülleri bitmiş bir İK yazılımı getirip müşteriye test ettirmez, bunun yerine, örneğin ilk olarak Dijital İK’nın bir modülünden bir ekranı açar ve bu ekrana yüklenecek veriler ile ekranın testini ister. Çok basit bu ekran bir Dijital İK projesinin ilk ekranıdır ve böyle parça parça ilerleyerek yazılım ortaya çıkar. İK’cı burada bir kullanıcı adı ve şifre ile programa girmeyi, ekrana veri yüklemeyi ve ekrandaki bilgilerin doğru olup olmadığını test eder. Sonra diğer ekranlar, diğer modüller ve testler bitirilip yazılım en sonunda canlıya geçer.
Aile proje sürecinde İK’cılar yazılıma hemen dahil oldukları için ilk aşamadan itibaren hataları görürler ve her ekran, her modül tam da İK’nın ve şirketin istediği gibi tasarlanmış olur.
O yüzden Agile bir yazılım projesinde İK’cılar bir sene sonra değil, iki üç ay sonra yazılımı kullanmaya başlayabilirler. İK’cılar ilk başta sürece uyum sağlamakta zorlanabilir. Çünkü bu tamamlanmamış bir yazılımla çok sayıda test, veri yüklemesi ve deneme demektir.
Yazılımda önce Organizasyon yapısı ve Çalışan özlük bilgileri alanları aktif olacak, sonra diğer alanlar/modüller ( Seçme Yerleştirme / Yetenek Yönetimi / Eğitim ve Gelişim/ PYS vs) aktif olacaktır. Dijital İK yazılımı bir çalışanın işe girmesinden, işten çıkışına kadar tüm süreçleri kapsar. O yüzden tüm modüller birbiriyle bağlantılıdır. Çalışanın sisteme ilk girişi özlük modülünden yapılırken, Seçme Yerleştirme modülünün aktif hale gelmesi ile ilk çalışan bilgileri artık özlüğe değil çalışan tarafından seçme yerleştirme modülüne girilir ve bilgiler özlük ekranına gelir. İşte bu ara bağlantıların düzgün yapılabilmesi için tüm modül süreçlerinin bağlantılarını bilen Power User / Super User yetkili bir proje sorumlusunun olması ve Dijital İK Proje sorumlularının iki departmanı ilgilendiren konularda mutlaka birlikte çalışması gerekmektedir.
Bir Proje sorumlusuna ise genel proje sorumluluğu görevi verilmelidir. Bu kişi aynı zamanda yazılımın Super user / Admin görevini de yürütecektir. Yetkilendirme/güvenlik süreçleri Superuser/admin kullanıcılar üzerinden yürür. Ana proje sorumlusu, Superuser görevi olan şirketteki Dijital İK Sorumlusunun işlerinin / görevlerinin azaltılması projenin başarısı için elzemdir. Küçük şirketlerde tüm modülleri bir veya iki İK yöneticisi de götürebilir ama büyük şirketlerde Super User haricinde her İK modülüne ilgili bölümün yöneticisi ( Yetenek Yönetimi Yöneticisi, Özlük Yöneticisi, Seçme Yerleştirme Yöneticisi, Ücret/Yan Haklar Yöneticisi vs ) atanmalıdır. Çünkü ilgili modülü kullanacak ana yöneticiler bu kişiler olacaktır.
Yazılım mantığına uzak bir Dijital İK sorumlusu, yetkilendirme ile ilgili tüm güvenlik süreçlerini hataya açık hale getirebilir, şirket ve onay süreçlerini birbirine karıştırıp uygulamayı canlıya almayı geciktirebilir. Yazılımda yaptığı tercih ve süreçlerdeki hatalarıyla İK/BT veri sorumlularına, Proje Ürün Sahibine ve şirket Superuser’ına çokça vakit kaybettirip, projenin gecikmesine yol açabilir.
Dijital İK Proje sorumlularının, yazılım mantığı, veri tabanı mantığı ve dijital süreçlere yatkın kişilerden seçilmesi Dijital İK yazılımının çalışma sürecinde büyük yarar sağlayacaktır.
Başlıca görevi kavramsal tasarım aşaması ve sonrasında yazılım ekibi ve ürün sahibi ile yaptığı düzenli toplantılarda şirket kültürüne, yasalara, İk süreçlerine uygun, çalışanların rahatlıkla kullanabileceği bir yazılım oluşturulmasına katkı sağlamaktır. Projenin operasyonel yöneticisi konumundadır, süreçler hakkında, Danışma Kuruluna ve Proje Sponsoruna karşı sorumluluğu bulunmaktadır.
Dijital İK Sorumlusunun en büyük sorumluluğu yazılımı kullanacak İK Veri Sorumlularını koordine etmektir. Büyük şirketlerde 10-30 arası BT ve İK veri sorumlusunu koordine etmesi, eğitmesi ve test sürecine dahil etmesi gerekebilir.
Dijital İK yazılımı hakkında bilgili, İK veri sorumlularının sözlü/yazılı rahatlıkla ulaşabileceği, güvenebileceği, sorumluluklarına ve görevlerine sahip çıkan biri olmalıdır.
Üstelik şirketler tüm verilerini ulaşılabilir hale getirmemiş ve özlük dosyasında tutuyor olabilirler. Bu durumda Dijital İK’ya yüklenecek verileri toplaması ve konsolide etmesi de gerekebilir.
Ortaya çıkacak yazılımın şirket çalışanları, şirket yöneticileri ve İK tarafından başarılı şekilde ve kolaylıkla kullanılması ana hedefidir. İK tecrübesi ile süreçleri yürütecek, dijitale olan hakimiyeti ile yazılım tarafını sürdürecek, veri yükleme, test , entegrasyon, canlıya alma aşamalarında şirketindeki İK ve BT veri sorumlularını koordine edecek ve hedeflerini gerçekleştirip şirket çalışan ve yöneticilerini Dijital İK ile buluşturacaktır.
Bu yazı “Dijital İK Projesi Kimlerden oluşur?” yazı dizisinin 5. bölümüdür. Diğer bölümler için Dijital İK Projesi Kimlerden Oluşur yazı dizisini okuyabilirsiniz.
Bu yazı 5 Ekim 2020 tarihinde Cengiz Çatalkaya tarafından yazılmıştır.
